L’organisation et la bonne gestion du courrier en entreprise sont parfois négligées. Pourtant, le papier demeure le principal moyen de communication entre les entreprises, les administrations et les particuliers. Dès lors, un traitement efficace du courrier entrant et sortant peut avoir un impact significatif en termes de productivité. Voici quelques conseils pour une gestion optimisée du courrier en entreprise.
Externalisez vos procédures de gestion du courrier en entreprise
Les entreprises qui traitent de gros volumes de courrier et pour lesquelles cette tâche est essentielle peuvent opter pour l’externalisation de la gestion du courrier. En effet, certains problèmes, tels qu’un courrier oublié, en retard ou perdu, peuvent être catastrophiques.
De plus, la gestion administrative du courrier prend du temps et peut nécessiter le recours à un secrétaire supplémentaire. Surtout si l’on y ajoute des missions annexes telles que le tri, le classement et l’archivage. Alors, si votre entreprise est dépassée par la gestion des lettres et des colis, nous vous conseillons d’externaliser les procédures.
Des sociétés spécialisées proposent ce type de service, avec différentes prestations sur mesure et permettent d’obtenir une traçabilité précise de l’ensemble des échanges de courriers. Par conséquent, votre entreprise pourra gagner du temps et les employés pourront se concentrer sur d’autres tâches plus importantes.
Classez vos courriers par catégories
En plus d’accélérer le traitement de votre courrier en entreprise, pensez à les organiser dans des dossiers étiquetés. De ce fait, vous pourrez retrouver rapidement ce que vous cherchez lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez faire le classement selon le type de service réalisé ou encore selon la date. Il n’y a pas de technique de classement unique. Par conséquent, c’est à vous de trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Automatisez dans la mesure du possible
Bon nombre d’entrepreneurs et de dirigeants estiment de nos jours que le traitement des documents y compris le courrier peut être considérablement optimisé. L’avènement des systèmes de gestion du courrier a participé à ce changement en facilitant le suivi des documents entrants, la gestion des flux circulants et l’automatisation des procédures. La combinaison de ces facteurs augmente ainsi l’efficacité, en particulier pour les entreprises qui traitent de gros volumes de documents et de courriers électroniques.
Le principe de l’automatisation du courrier est la dématérialisation, soit la conversion au format électronique. Cette option offre une traçabilité complète, de la réception à l’envoi. Il n’y a donc plus de risques de perdre des lettres et vous pourrez répondre plus rapidement aux demandes des clients.
Nous vous conseillons aussi de mettre en place des réponses automatisées. L’idée est de préparer un mail standard accusant réception du message du contact et rassurant quant au traitement de la demande. Par exemple : « nous accusons réception de votre demande et vous répondrons dans les 48 heures ».
Le traitement des courriers au fur et à mesure
Le traitement du courrier au fur et à mesure de son arrivée permet à l’entreprise d’optimiser sa productivité. Il est conseillé de ne pas placer vos courriers sur une pile à traiter. En effet, cela vous fait prendre du retard et risque d’entraîner des livraisons tardives ou des litiges non résolus. Enfin, il faudra vérifier quotidiennement le courrier entrant ou déléguer cette tâche à un assistant.
La gestion du courrier en entreprise est une tâche qui ne doit jamais être négligée. Qu’il soit envoyé par voie postale ou électronique, le courrier représente les interactions de votre entreprise avec ses différents partenaires. Ainsi, sans un suivi régulier et systématique, le risque de manquer des informations importantes est conséquent.
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